Bonjour,
Suite aux déclarations de la ministre Linard, le 20 mars 2020, il s'avère que les parents ne peuvent se voir facturer l'absence de leurs enfants dans leur milieu d'accueil, à partir du lundi 16 mars 2020.
Or les parents ont, en principe, été facturés début mars, selon le principe du paiement forfaitaire par anticipation, pour les jours d'accueil prévus au mois de mars, "que l'enfant soit présent ou non".
Les questions suivantes se posent :
- Faut-il établir une note de crédit pour les jours où les enfants ont été absents, à partir du 16 mars 2020, pour cause de "force majeure", et rembourser les parents ?
- Que faudra-t-il facturer en avril, sachant que les mesures de confinement ne seront probablement pas levées le 31 mars ?
- Faut-il attendre la levée des mesures pour facturer à nouveau les parents ?
A la dernière question, nous pensons que la réponse est non, car si on arrête de facturer régulièrement, on ne pourra plus ensuite prouver notre manque à gagner.
Voici ce que nous suggérons :
Nous pensons qu'il faut, début avril, facturer le forfait habituel du mois d'avril :
- en déduisant tout d'abord les jours de mars (à partir du 16/3/2020) où l'enfant n'a pu venir "pour cause de crise COVID-19" (à bien stipuler sur la facture) ;
- en précisant que la facturation du forfait d'avril se fait "sous réserve de la présence de l'enfant", et que les jours d'absence "pour cause de crise COVID-19" seront déduits de la facture du mois suivant.
Les parents ont donc le choix de payer le mois d'avril (ou ce qu'il en reste, compte tenu de la déduction des absences du mois de mars) ou de ne pas la payer s'ils savent que l'enfant ne viendra pas. Mais le montant de la facture sera de toute façon dû : en effet, du point de vue comptable, émettre une facture signifie que le montant est dû. Seule une note de crédit peut annuler une facture.
Le mois suivant sera dès lors facturé, déduction faite des absences de l'enfant au mois précédent, quitte à émettre une facture de "0 €" si l'enfant n'est pas venu du tout.
Le montant négatif vient toujours en déduction de la facture suivante, ce qui évite à l'accueillante de devoir rembourser les parents et mettre ainsi sa trésorerie en danger.
Exemple :
Un enfant, dont les parents paient un forfait de 600 € par mois , se sont vus facturer les 600 € le 1/3/2020, qu'ils ont payé ; mais à partir du 16 mars, l'enfant n'est plus venu dans le milieu d'accueil, à cause de la crise.
Le 1/4/2020, on facturera aux parents :
* 600 € pour le mois d'avril
* - 300 € pour le mois de mars, pour cause de "covid-19"
-> total de la facture : 300 €
Imaginons que les parents choisissent de ne pas payer cette facture. Celle-ci restera due, mais ils peuvent la payer plus tard.
Le mois suivant, imaginons que les mesures ne sont toujours pas levées.
La facture du mois de mai devient :
* 600 pour le mois de mai
* -600 pour le mois d'avril, pour cause de "covid-19" (où l'enfant n'est pas venu du tout)
-> total : 0 € (mais la facture d'avril reste toujours due)
Le 15 mai, par exemple, les mesures sont levées, et l'enfant revient dans son milieu d'accueil.
Les parents sont dès lors priés de payer la facture d'avril, restée impayée, de 300 €.
Si les parents avaient payé cette facture en avril, ils n'ont donc plus rien à payer pour le mois de mai.
En juin, il faudra facturer :
* 600 € pour le mois de juin
* -300 € pour mai, pour l'absence de l'enfant du 1/5 au 15/5 (toujours pour cause de "covid-19")
-> total : 300 €.
Avantage de l'opération : l'accueillante peut, en produisant les trois documents comptables (les factures émises), prouver son manque à gagner, qui est de :
* 300 € en mars
* 600 € en avril
* 300 € en mai
Soit 1200 € au total pour cet enfant.
En conclusion, nous pensons qu’il faut vivement conseiller aux accueillantes de bien continuer à facturer chaque mois le forfait contractuel de la PFP, en déduisant soigneusement les absences du mois précédent, en stipulant bien la cause de l'absence ("crise du COVID-19"), pour constituer une "preuve comptable" de son manque à gagner.
Bon courage à vous tous et merci pour votre dévouement !!!